Apostille คืออะไร และรับรองอะไรบ้าง
Apostille คือใบรับรองตามอนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 ว่าด้วยการยกเลิกข้อกำหนดการรับรองเอกสารมหาชนต่างประเทศ ใช้แทนขั้นตอนรับรองทางการทูตหรือกงสุลสำหรับเอกสารที่อยู่ในขอบเขตอนุสัญญา เมื่อออกในประเทศหนึ่งและนำไปใช้ในอีกประเทศหนึ่งที่อนุสัญญามีผลระหว่างกัน
ใบรับรองยืนยันที่มาของเอกสาร ได้แก่ ความแท้จริงของลายมือชื่อ ฐานะที่ผู้ลงนามกระทำการ และตราหรือตราประทับที่เกี่ยวข้อง ไม่ได้ยืนยันว่าเนื้อหาเป็นจริง ไม่ได้ทำให้เอกสารมีผลทางกฎหมายโดยอัตโนมัติ และไม่ได้รับประกันว่าหน่วยงานปลายทางจะรับเอกสารสำหรับวัตถุประสงค์ของท่าน
จุดต่างสำคัญ: ระบบเดิมอาจต้องรับรองหลายทอดจนถึงสถานทูต ส่วน Apostille ลดขั้นตอนรับรองที่สถานทูตสำหรับกรณีที่เข้าเงื่อนไข แต่ยังอาจต้องขอเอกสารฉบับใหม่ รับรองจากหน่วยงานต้นทาง หรือจัดคำแปลตามข้อกำหนดปลายทาง
เส้นเวลาไทย: 30 มิ.ย. 2569 → 28 ก.พ. 2570
30 มิถุนายน 2569 คือวันที่ประเทศไทยยื่นตราสารภาคยานุวัติ ไม่ใช่วันเริ่มใช้ Apostille ในไทย วันที่อนุสัญญามีผลบังคับใช้กับประเทศไทยคือ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ตามประกาศ HCCH และกระทรวงการต่างประเทศ
ก่อน 28 กุมภาพันธ์ 2570: หากต้องนำเอกสารไทยไปใช้ต่างประเทศ ให้ดำเนินการรับรองนิติกรณ์ระบบเดิมเท่าที่หน่วยงานปลายทางกำหนด อย่ารอ Apostille หากเสี่ยงพลาดกำหนดสมัครเรียน นัดจดทะเบียน หรือวันยื่นคำร้อง
ตั้งแต่ 28 กุมภาพันธ์ 2570: ตรวจทั้งสถานะประเทศปลายทาง ผลของการคัดค้านการภาคยานุวัติ และประเภทเอกสาร ก่อนเลือก Apostille หากอนุสัญญาไม่มีผลระหว่างไทยกับประเทศนั้น หรือเอกสารอยู่นอกขอบเขต อาจยังต้องใช้ระบบเดิม
ขั้นตอนก่อน 28 ก.พ. 2570: รับรองระบบเดิม
ลำดับทั่วไปสำหรับเอกสารไทยคือ หน่วยงานผู้ออก → คำแปลตามข้อกำหนด → กรมการกงสุล → สถานทูตประเทศปลายทางเมื่อจำเป็น ไม่ใช่ทุกประเทศหรือทุกเอกสารต้องผ่านครบทุกทอด ให้เริ่มจากข้อกำหนดของผู้รับเอกสารเสมอ
- 1
ยืนยันกับหน่วยงานที่จะรับเอกสาร
ระบุประเทศ วัตถุประสงค์ วันใช้เอกสาร และขอรายการเป็นลายลักษณ์อักษร ตรวจว่ารับต้นฉบับหรือสำเนารับรอง ต้องแปลภาษาใด และต้องผ่านสถานทูตหรือไม่
- 2
เตรียมเอกสารจากหน่วยงานต้นทาง
ตรวจชื่อ นามสกุล วันที่ เลขเอกสาร และตราประทับ หากเป็นสำเนาต้องตรวจว่าหน่วยงานผู้ออกรับรองแล้วหรือไม่ เอกสารบางชนิดต้องผ่านหน่วยงานกำกับก่อนยื่นกรมการกงสุล
- 3
แปลและจัดชุดให้ตรงข้อกำหนด
เลือกภาษาหรือรูปแบบคำแปลที่ปลายทางรับ ใช้ชื่อภาษาอังกฤษตรงหนังสือเดินทาง สำหรับการยื่นรับรองเอกสารคำแปลตามระบบเดิม กรมการกงสุลมีประกาศให้แนบสำเนาบัตรประจำตัวที่ออกโดยรัฐและยังใช้ได้ของผู้แปล ตรวจประกาศล่าสุดก่อนยื่น
- 4
ยื่นรับรองที่กรมการกงสุล
ตรวจช่องทางนัดหมาย สถานที่รับยื่น และเอกสารประกอบจากเว็บไซต์กรมการกงสุล หากให้ผู้อื่นยื่นแทนให้ตรวจรูปแบบหนังสือมอบอำนาจที่หน่วยงานกำหนด
- 5
รับรองที่สถานทูตเมื่อปลายทางกำหนด
ตรวจเว็บไซต์สถานทูตประเทศปลายทางเรื่องแบบฟอร์ม ภาษาคำแปล และลำดับการรับรองก่อนยื่น อย่าสรุปว่าต้องรับรองสถานทูตทุกกรณี
- 6
ตรวจชุดสุดท้ายก่อนส่ง
ตรวจว่าการรับรองครอบคลุมเอกสารที่ต้องใช้ครบ มีคำแปลและเอกสารแนบตามรายการ เก็บสำเนาไว้ และเผื่อเวลาแก้ไขหรือส่งเอกสารก่อนกำหนดของผู้รับ
ขั้นตอนตั้งแต่ 28 ก.พ. 2570: เลือก Apostille ให้ถูกกรณี
ขั้นตอนต่อไปนี้เป็นลำดับการตรวจและเตรียมงาน ไม่ใช่ประกาศวิธีรับยื่นอย่างเป็นทางการของไทย HCCH ระบุกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ เป็นหน่วยงานผู้มีอำนาจออก Apostille ของประเทศไทย แต่ต้องตรวจประกาศวิธีรับยื่น ช่องทาง สถานที่ และเอกสารประกอบล่าสุดจากกรมการกงสุลก่อนดำเนินการ
- 1
ตรวจว่าอนุสัญญามีผลกับประเทศปลายทาง
เปิดตารางสถานะอนุสัญญาและประกาศที่เกี่ยวกับไทยบนเว็บไซต์ HCCH ตรวจวันมีผลและการคัดค้าน การเป็นประเทศภาคีเพียงอย่างเดียวยังไม่พอที่จะสรุปว่าใช้กับไทยได้
- 2
ตรวจว่าเอกสารอยู่ในขอบเขตอนุสัญญา
ส่งรายละเอียดเอกสารให้หน่วยงานผู้มีอำนาจตรวจว่ารับรองได้หรือไม่ รวมถึงรูปแบบต้นฉบับ สำเนารับรอง และการรับรองจากต้นทางที่อาจจำเป็น
- 3
ยืนยันคำแปลและเงื่อนไขของผู้รับ
ถามหน่วยงานปลายทางว่าต้องใช้ Apostille กับเอกสารใด ต้องแปลต้นฉบับหรือใบรับรองด้วยหรือไม่ และยอมรับผู้แปลหรือการรับรองรูปแบบใด การมี Apostille ไม่ยกเว้นข้อกำหนดภาษา
- 4
ยื่นต่อหน่วยงานผู้มีอำนาจตามประกาศไทย
ใช้ข้อกำหนดล่าสุดของกรมการกงสุล ไม่สมมติว่าช่องทางนัดหมายหรือสถานที่ทุกแห่งในระบบเดิมจะใช้กับ Apostille ได้ และไม่สมมติว่าจะออกเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้
- 5
ตรวจใบรับรองและการตรวจสอบความแท้จริง
ตรวจชื่อผู้ลงนาม ตราประทับ และข้อมูลใบรับรองว่าตรงกับเอกสาร ใช้ช่องทางตรวจสอบที่หน่วยงานผู้ออกระบุ หากมีบริการตรวจสอบออนไลน์ให้ใช้เว็บไซต์ทางการ
- 6
ยื่นปลายทางโดยไม่เพิ่มการรับรองที่ไม่จำเป็น
เมื่อเอกสารและความสัมพันธ์ระหว่างประเทศเข้าเงื่อนไขอนุสัญญา Apostille ใช้แทนการรับรองทางการทูตหรือกงสุลได้ แต่ยังต้องยื่นคำแปลและหลักฐานอื่นที่ผู้รับกำหนด หากไม่เข้าเงื่อนไขให้ตรวจระบบเดิมเป็นรายกรณี
เอกสารใดอาจใช้ได้ และข้อยกเว้นที่ต้องรู้
อนุสัญญาครอบคลุมเอกสารมหาชนตามนิยามของอนุสัญญา ไม่ได้ครอบคลุมทุกกระดาษที่มีตราประทับ ตัวอย่างด้านล่างเป็นประเภทที่ควรส่งตรวจ ไม่ใช่รายการรับยื่น Apostille ของไทยที่ยืนยันแล้ว
- เอกสารทางปกครอง เช่น สูติบัตร ใบสำคัญการสมรส หรือหนังสือรับรองจากหน่วยงานรัฐ ต้องตรวจฉบับเอกสารและผู้ลงนามที่รับรองได้
- เอกสารจากศาล เจ้าหน้าที่ศาล และเอกสารรับรองทางการเกี่ยวกับลายมือชื่อบนเอกสารเอกชน อาจอยู่ในขอบเขตตามลักษณะเอกสาร
- Notarial acts อยู่ในกลุ่มเอกสารตามอนุสัญญา แต่เอกสารที่ทนายความไทยรับรองแต่ละแบบต้องตรวจการจัดประเภทและการรับรองที่หน่วยงานไทยยอมรับ ไม่ใช่ทุกฉบับจะขอ Apostille ได้โดยอัตโนมัติ
- ทรานสคริปต์ ปริญญาบัตร และเอกสารบริษัท ต้องตรวจสถานะผู้ออกและการรับรองต้นทาง โดยเฉพาะสถาบันเอกชนหรือเอกสารที่ลงนามโดยเอกชน
- เอกสารที่จัดทำโดยเจ้าหน้าที่ทางการทูตหรือกงสุล และเอกสารทางปกครองที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการดำเนินการเชิงพาณิชย์หรือศุลกากร เป็นข้อยกเว้นตามข้อ 1 ของอนุสัญญา ไม่ควรเหมารวมว่าเอกสารธุรกิจทุกชนิดถูกยกเว้น
คำแปลยังจำเป็นไหม รวมถึง NAATI
Apostille แก้เรื่องการรับรองที่มาของเอกสาร ไม่ได้เปลี่ยนภาษาเอกสารไทยให้เป็นภาษาที่ปลายทางอ่านได้ หน่วยงานต่างประเทศยังอาจต้องการคำแปลโดยนักแปลที่ขึ้นทะเบียน นักแปลที่หน่วยงานยอมรับ หรือคำแปลที่มีการรับรองเฉพาะ
หากใช้เอกสารในออสเตรเลีย ให้ตรวจข้อกำหนดของหน่วยงานที่จะรับก่อนว่าใช้คำแปล NAATI หรือรูปแบบอื่นได้หรือไม่ การมีคำแปล NAATI ไม่ได้แทน Apostille ในกรณีที่ผู้รับกำหนด และ Apostille ก็ไม่ได้แทนการรับรองความถูกต้องของคำแปล
ถามให้ชัดว่าใบรับรอง Apostille ต้องแนบกับต้นฉบับ สำเนารับรอง หรือเอกสารรับรองอื่นใด และต้องแปลใบรับรองด้วยหรือไม่ อย่าถอดใบรับรองหรือเปลี่ยนชุดเอกสารเองโดยยังไม่ได้ยืนยันกับหน่วยงานผู้ออก
ตัวอย่างการวางแผนในช่วงเปลี่ยนผ่าน
ตัวอย่างเหล่านี้เป็นแนวทางตัดสินใจ ไม่ใช่ข้อกำหนดของประเทศใดโดยเฉพาะ
- สมัครเรียนโดยต้องส่งเอกสารมกราคม 2570: ขอรายการจากมหาวิทยาลัยและเดินระบบเดิมตามที่กำหนด ไม่รอวันที่ 28 กุมภาพันธ์จนพลาดวันปิดรับ
- นำใบสำคัญการสมรสไทยไปใช้หลัง 28 กุมภาพันธ์ 2570: ตรวจสถานะประเทศปลายทางกับไทย ตรวจว่าเอกสารฉบับนั้นออก Apostille ได้ แล้วจัดคำแปลตามผู้รับกำหนด ไม่ถือว่ารับรองใบเดียวแล้วจบทุกเรื่อง
- ใช้เอกสารในประเทศที่ไม่เป็นภาคี หรืออนุสัญญาไม่มีผลระหว่างประเทศนั้นกับไทย: ตรวจข้อกำหนดรับรองระบบเดิม แม้วันใช้งานจะอยู่หลังวันมีผลของไทยแล้ว
- มีเอกสารระบบเดิมที่รับรองไว้แล้ว: ถามผู้รับว่ายังรับชุดเดิมได้หรือไม่ก่อนทำใหม่ การเริ่มใช้ Apostille ไม่ได้ทำให้ตรารับรองเดิมหมดผลโดยอัตโนมัติ
- นำเอกสารต่างประเทศมาใช้ในไทย: ตรวจหน่วยงานผู้มีอำนาจของประเทศที่ออกเอกสาร ไม่ขอให้ไทยออก Apostille แทนประเทศต้นทาง และตรวจข้อกำหนดคำแปลของหน่วยงานไทยที่จะรับด้วย
รายการเอกสารสำหรับเตรียมประเมิน
- เอกสารต้นฉบับหรือสำเนาที่หน่วยงานผู้ออกรับรอง พร้อมรายละเอียดหน่วยงานผู้ออก
- ประเทศปลายทาง ชื่อหน่วยงานผู้รับ วัตถุประสงค์ และวันที่ต้องใช้เอกสาร
- ข้อกำหนดจากหน่วยงานปลายทาง เช่น อีเมลหรือรายการเอกสารที่ระบุรูปแบบการรับรองและคำแปล
- บัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางสำหรับตรวจชื่อและเอกสารประกอบตามข้อกำหนดรับยื่น
- คำแปลที่มีอยู่และข้อมูลผู้แปล หากต้องใช้คำแปล ให้ตรวจรูปแบบรับรองที่ผู้รับยอมรับ
- หนังสือมอบอำนาจและหลักฐานผู้รับมอบอำนาจ หากหน่วยงานอนุญาตให้ยื่นแทน
ข้อควรระวังก่อนเริ่มดำเนินการ
- ก่อน 28 กุมภาพันธ์ 2570 อย่าเชื่อคำอ้างว่า Apostille ของไทยตามอนุสัญญาใช้งานได้แล้ว และอย่าสับสนวันที่ภาคยานุวัติกับวันที่มีผล
- ประเทศภาคีอาจคัดค้านการภาคยานุวัติของไทย ทำให้อนุสัญญาไม่มีผลระหว่างไทยกับประเทศนั้น ต้องตรวจ HCCH ก่อนยื่น ไม่สรุปว่ามีหรือไม่มีการคัดค้านจากรายชื่อภาคีเพียงอย่างเดียว
- คู่มือนี้ไม่ระบุค่าธรรมเนียม ระยะเวลาดำเนินการ หรือช่องทางรับยื่น Apostille ของไทยที่ยังไม่ได้ยืนยันจากประกาศวิธีปฏิบัติล่าสุด
- Apostille ไม่แก้ข้อมูลชื่อผิด ไม่ยืนยันเนื้อหา และไม่ยกเว้นข้อกำหนดอายุเอกสาร คำแปล หรือหลักฐานประกอบของผู้รับ
- เอกสารรับรองโสดที่ออกโดยสถานทูตเป็นเอกสารทางการทูตหรือกงสุล ต้องตรวจระบบรับรองเฉพาะ ไม่ถือว่าใช้ Apostille ได้เหมือนเอกสารทะเบียนจากหน่วยงานไทย
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Apostille
แหล่งข้อมูลทางการ
- HCCH — ประกาศภาคยานุวัติของไทยและวันมีผล
- กระทรวงการต่างประเทศ — การภาคยานุวัติของไทย
- HCCH — ตารางสถานะประเทศภาคีและประกาศที่เกี่ยวข้อง
- HCCH — เนื้อหาอนุสัญญาและข้อยกเว้น
- HCCH — หน่วยงานผู้มีอำนาจของประเทศไทย
- กรมการกงสุล — ประกาศและข้อกำหนดรับยื่นล่าสุด
- กรมการกงสุล — หลักฐานผู้แปลสำหรับรับรองคำแปลระบบเดิม
คู่มือนี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่ข้อยืนยันว่าเอกสารจะได้รับการรับรองหรือยอมรับในทุกกรณี รายละเอียดวิธีรับยื่น Apostille ของไทยต้องตรวจจากประกาศล่าสุดของกรมการกงสุล และควรยืนยันกับหน่วยงานปลายทางก่อนเริ่มงาน